澳门新葡京澳门新葡京FSCJ is closed for Winter Break, Monday, December 22, 2025 - Sunday, January 4, 2026. The College will reopen Monday, January 5, 2026.
你需要保留大学记录的时间长短取决于记录的内容和记录保留时间表。
学院将保留所有记录，包括数字和电子（电子邮件）通信，根据澳门新葡京州立图书馆和信息服务部制定的保留时间表，并与学院的记录管理办公室协商。 大学设施的设计允许在分配给每个校区、中心或部门的空间内存储三(3)年的记录。 See APM 02 - 1403, 记录保留 and Disposition for more information.
你需要保存被视为公共记录的信息的时间长度由记录保留时间表决定。 FSCJ的记录保留时间表确定并描述了学院的记录，通常按类型（如年度报告），并提供了处理前记录维护的时间段。 报告的参考副本等资料应在使用期间保存。
有两种类型的保留时间表：一般记录时间表和个人记录时间表。 一般记录表规定了对几个或所有办公室共有的记录的保留要求，而个别记录表规定了对特定部门或办公室特有的记录的保留要求。 所有这些保留时间表都规定了记录系列必须保存的最小时间长度。 保留时间表不会告诉你什么时候必须处理记录； 他们会告诉你，你必须保留记录多长时间才能被允许处理。
诉讼: 当学院被告知潜在的诉讼原因正在等待或正在进行时，与该原因相关的记录应被搁置，无论事先是否批准，都不能处理。
公开纪录查询： 根据美国联邦法规第119.07(2)(c)条的规定，公共记录的保管人在向记录保管人送达或以其他方式向该记录保管人提出书面请求之日起30天内不得处置该记录。 如果在30天内提起民事诉讼，以执行本节关于请求记录的规定，托管人不得处置该记录，除非在通知所有受影响方后，由有管辖权的法院下令。
认证标准: 一些学院获得了全国或全州的专业协会、组织和协会的认可或认证。 这些组织对某些记录的保存期限可能比州或联邦法律规定的要长。 The Florida Bureau of Archives and Records Management issues minimum legal retention periods in its 一般记录一览表. 为了达到这样的标准，大学可能会选择将他们的记录保存更长一段时间。 但是，如果要求较短的保存期限，则以一般记录附表为准。
支持财务或绩效审计的记录： 记录必须保留至少三个财政年度（根据澳门新葡京州金融服务部和审计长办公室的指导方针，大多数财务记录必须保留至少五个财政年度）。 未决审计、法律或其他官方行动所涉及的记录在审计或行动解决之前不得销毁。 当理事机构接受审计时，在例行审计中使用的记录可以销毁，如果这些记录已经完成了表中所列的保存期限。 如果时间超过保留期限，则必须在剩余的保留期限内保留该记录。
所有记录都应根据其目的、有用期和对办公室的价值进行评估。 到达档案或其他房屋的记录应具有行政、法律、研究或历史价值。
第119章, 2014年澳门新葡京州法规, Public Records Law
第1章b-11, 澳门新葡京州行政法典, Use of Archives and Archives 设施
第1章b, 澳门新葡京州行政法典, Public Records Scheduling and Disposition
为了控制学院正式记录的存储和查阅，学院指定了特定的操作单位来维护特定学科领域的“记录文件”。 Per APM 02 - 1401, all College personnel receiving or generating documents pertaining to a subject area listed below should ensure that copies of the documents are forwarded to the designated custodian for filing, as follows:
记录类/类型 | 托管人 |
|---|---|
| 认证 | 机构有效性和认证副总裁 |
| 行政程序 | 档案管理项目协调员/学院副校长/教务长办公室 |
| 管理服务 | 商业服务副总裁 |
| 评核测试成绩 | 注册商 |
| 审计发现 | 总法律顾问办公室 |
| 地区校董会规则 | 档案管理项目协调员/学院副校长/教务长办公室 |
| 集体谈判权 | 总人力资源主任 |
| 合同协议 | 总法律顾问办公室 |
| 课程 | 学术基金会执行院长 |
| 平等就业机会委员会记录 | 执行董事，员工关系和大学公平官员 |
| 设施 | 执行董事，设施管理和建设 |
| 联邦拨款项目 | 教育资助署署长 |
| 财务/会计 | 首席财务官 |
| 杰克逊维尔人权委员会记录 | 执行董事，员工关系和大学公平官员 |
| 诉讼 | 总法律顾问办公室 |
| 民权记录办公室 | 执行董事，员工关系和大学公平官员 |
| 工资 | 首席财务官 |
| 人事记录 | 总人力资源主任 |
| 财产记录 | 首席商务官 |
| 采购记录和合同 | 首席商务官 |
| 学生援助 | 财政援助署署长 |
| 学生记录 | 注册商 |
所有盒装记录都需要此表格。 每个方框必须附有一张表格。 表格可于中央门市购买。
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