澳门新葡京州法律规定，公共记录的处置可能包括销毁或转移到大学档案馆保管。

记录的处置

处置公共记录一般有两项规定：

1. 你必须确保记录符合所有保留要求（处理资格的知识是办公室的责任）； 和
2. 你必须在内部记录你所保管的任何公共记录的处理情况。

办公室一般不需要记录记录的处置，保留“保留到过时，取代或行政价值丧失”，除了作为回顾性转换项目一部分的缩微胶卷或扫描的记录，其中缩微胶卷或电子版本将作为记录（主）副本。

记录转移

In accordance with APM 02 - 1403, the College will retain all records, including digital 和 electronic (email) communication according to the retention schedules set forth by the Florida Department of State, Division of Library 和 Information Services 和 in consultation with the College’s Records Management Liaison Officer (RMLO). 大学设施的设计允许在分配给每个系的空间内存储三年的记录。 必须保存三年以上的记录，应以下列其中一种方式保存：

1. 某些学生记录、工资单记录、财务记录和课程记录应该进行成像，以便存储大量的旧记录。


2. 保留期限为25年或以上的人事记录应成像和/或存储在位于人力资源部或位于11 West State Street， Jacksonville, FL 32202（仓库）的行政支持设施（ASF）的防火文件柜中。


3. 所有剩余保存期的其他记录应保存在ASF的批准盒中，并贴有批准标签。 这些盒子可通过中央商店免费发放给各个部门。 包装盒的标签可以通过中央商店订购，每个部门的成本最低。

进出记录库的工作由邮件和仓库人员负责。 所有此类请求必须采用书面形式，并应直接提交给行政支持设施内的中央仓库经理。

如果记录保存时间表或记录管理办公室选择的记录被指定为“永久性”或具有“档案或历史价值”，则可以转移到学院档案馆保管。 有关学院档案的问题，请联系档案管理办公室。 想要将公共记录转移到学院档案馆的一级和二级记录协调员必须确保已满足所有保留要求。 如果保留期已经满足，请联系学院的记录管理办公室以获取指示。 如果这些记录不是“公共记录”，你也可以联系档案管理办公室，但你认为它们可能具有历史价值。

转让书面纪录

要转移到学院档案馆的记录必须装在档案箱里，并有被转移项目的清单。 文件夹目录应包括文件夹名称和日期范围。 照片、数字图像和录音录像应附有说明、相关名称和日期，作为清单的一部分。

记录销毁

《澳门新葡京州行政法典》对销毁公共记录规定了以下要求： 各机构应确保所有记录的销毁都以维护国家利益和个人安全、保障和隐私的方式进行。 在销毁包含机密或免于披露的信息的记录时，各机构应采用销毁方法，防止未经授权访问或使用信息，并确保信息无法实际读取、重建或恢复。 机关在处理时，应规定销毁方式。 在可能的情况下，鼓励销毁后的回收。

保存和处理大学记录的规则可以在 APM 02 - 1403.

接触点

凯瑟琳·霍奇斯
档案管理项目协调员和档案管理联络官

档案管理处
Florida State College at Jacksonville
501 West State St.
Jacksonville, FL 32202
Phone: (904) 632-3196
电子邮件

成绩单或学生记录，请联系 学生服务 或致电（904）646-2300.

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