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假期时间:

FSCJ is closed for Winter Break, Monday, December 22, 2025 - Sunday, January 4, 2026. The College will reopen Monday, January 5, 2026.

记录协调员职责

每个校区、中心或部门都有一个指定的记录协调员,负责校园、中心和/或部门的记录管理职能。

记录协调员信息

档案管理是所有大学校园和院系负责的众多行政职能之一。 为了协助完成相关工作,学校、中心和院系都任命了记录协调员。 一级记录协调员,如下所列,有责任与学院的记录管理办公室进行互动。 部门或办公室级别的二级记录协调员通过其校园或中心的一级记录协调员工作。

组织的位置

一级记录协调员被分配到校园一级的职位,负责校园或中心范围的行政职责,包括记录管理职能。 二级记录协调员被分配到部门一级的职位,为了记录管理的目的,向一级记录协调员报告,并承担全部门的行政责任,其中包括记录管理职能。 这些功能可能包括,但不限于,记录保留和处置,非活动记录存储,缩微胶片和电子记录保存解决方案。 具有潜在档案或历史价值的材料应提请档案管理处注意。 根据个别校园、中心或部门的规模和范围,建议以下职位分类:

  • 中心执行主任/主任(一级)
  • 校园营运总监(一级)
  • 院长(二级)
  • 副院长/助理院长(第二层)
  • 副署长/助理署长(第二层)
  • 业务办公室经理(二级)
  • 行政助理(二级)
  • 行政助理(二级)

任命

被任命为第一级或第二级记录协调员的个人名单应送交记录管理办公室。 清单的任何更新都应在发生变化时转发给记录管理办公室。

如果认为合适,校园和院系可以为不同的职能领域(如财政、拨款、合同、学生等)任命一名以上的记录协调员。 但是,在校园或中心级别将有一名一级记录协调员,负责与记录管理办公室进行互动。 所有二级记录协调员将与他们的校园或中心一级记录协调员进行互动。

校园和中心记录一级协调员


北校区/拿骚中心


电话:(904)766-6768
电子邮件


Deerwood中心


电话:(904)997-2630
电子邮件


市区的校园


电话:(904)633-8171
电子邮件


肯特学校


电话:(904)381 - 3612
电子邮件


南校区


电话:(904)646-2308
电子邮件


资讯科技(IT)


电话:(904)997-2997
电子邮件


学生服务副主席

TBD


商务服务副总裁


电话:(904)632-3211
电子邮件


为教务长


电话:(904)632-3105
电子邮件


大学校长


电话:(904)632-5032
电子邮件

注意:根据APM 02-1401,记录协调员和其他学院人员收到与某些主题领域有关的文件时,也应确保将文件副本发送给“指定保管人”存档。 记录班级/类型和学院范围内的监护人名单可以在 记录保留 网页上。

记录协调员的职责和责任

必须强调的是,档案协调员并不意味着是一个额外的行政级别,但由于他们的组织位置,他们处于最佳位置,可以向档案管理办公室提供有关其校园,中心或部门行政单位的联系和信息。 被指定为记录协调员的员工最适合让这些单位的行政人员了解学院的记录管理计划,以及他们遵守国家公共记录法律法规的责任。

Click on the Tier 1 or Tier 2 Records Coordinator tabs below to see duties and responsibilities or see APM 02 - 1403 for more details.

  1. 担任FSCJ档案管理办公室的校园或中心联络员。

  2. 向档案管理办公室提供其校园或中心内每个校区、中心、研究所、部门和行政办公室的一级和二级档案协调员名单。 这些人通常是行政助理、商务办公室经理、项目助理或执行助理,这取决于他们部门的规模和范围。 当发生变化时,应将部门记录管理联系人的更新清单发送给记录管理处,以反映工作人员或组织结构的任何变化。

  3. 与档案管理办公室合作,确定与档案管理相关的问题,并制定校园、中心或部门共同的解决方案。 日常的创建、归档、存储和处理记录的责任由各个部门承担。 关于记录自动化、传输和非活动存储等解决方案的决定通常是在整个学院范围内进行的。

  4. 审核单位分配的记录,根据FSCJ生成的处置清单确定有资格销毁的记录,核实包括日期和记录系列标题。

  5. 准备记录并安排文件转移到场外记录存储。 在转移任何记录之前,需要得到记录管理办公室的批准。

  6. 每年8月15日前将修订后的处置清单提交记录管理办公室进行审查。

  7. 开始处理公共记录,并在完成后将清单转交给记录管理办公室,不迟于每年9月30日。

  8. 帮助确保校园、中心、部门和办公室遵守州和联邦公共记录法。

  9. 每年至少与档案管理办公室会面一次,讨论档案管理问题。 这个会议可以是一对一的,也可以是部门记录管理联系人参加的。

作为与校园或中心一级记录协调员的部门联络人。

接触点

凯瑟琳·霍奇斯
档案管理项目协调员和档案管理联络官

档案管理处
Florida State College at Jacksonville
501 West State St.
Jacksonville, FL 32202
Phone: (904) 632-3196
电子邮件


成绩单或学生记录,请联系 学生服务 或致电(904)646-2300.

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